如何有效管理时间？

Q：如何有效管理时间？

张永锡：通过我的经验和整理，时间管理流程要讨论六个流程，这六个流程是收集、加工与组织、排程、行动、检视、更新六个动作。

(1) 收集

生活及工作中会产生许多杂事，这些杂事常常对我们产生干扰，让我们无法投注心力于重要的事，但这些杂事却不能置之不理。我们需要一个收集好这些杂事的方法，《Getting things done》一书（David Allen著）中建议我们需要通过记录的方式把头脑中的各种杂事移出来，放入收件匣。通过这样的方式，头脑不用塞满各种需要完成的事情，才能集中精力在目前进行的事上，这也就是时间管理的第一阶段收集杂事。

(2) 加工与组织

现在我们的收件匣中堆积了许多杂事，但是杂事无法管理，我们必须加工成行动，并用不同的场合来组织，这样到了要执行时，生产力才能大增，这个阶段有三件重要的事情。

a. 清空收件匣-就是将杂事一件一件的拿出来。

b. 将杂事加工-将杂事转化成可以执行的行动。

c. 依场合放置-将加工后的行动放在行动清单。

建立完整的行动清单是一种聚沙成塔方式，加工处理每一件杂事产生行动，再将每一个行动，放到一个合适的场合，日积月累，我们的系统就放置了许多行动。一来，我们要做事时，可以依照场合批次执行，节省大量时间。二来，当我们拥有完整的行动清单，脑袋就不用担心有哪件事情忘记了，压力就减少了。加工与组织相当的重要，希望大家能够好好的努力做好这个部份。

(3) 排程

排程就是安排行程，我有三个要点与大家分享

a. 两分以下马上行动–若在安排行程时，想到一些小事情，落实在两分钟以下的事马上处理掉。

b. 每天分为数个时区–将一天分割成四五个时区，事前就规划好哪个时区比较是合作哪个行动。（例如用早上写晨间日记，写文章）

c. 依照场合批次处理–在每一个时区内，批次处理同一个场合的事情，做完了再切换场合。

在每天我们要是能够事前做好每日计划，这样子的效率可以大幅的提升。

(4) 行动

回答一个问题”现在到底要做哪一件事?”，

若是我们的回答越好，通常也表示我们的生产力越好，这就是所谓的行动抉择。选择行动的标准有四个，场合，时间，精力及轻重缓急，

首先是场合对不对？外出时没有带电脑，就没有办法收发email，这就是场合不对。其次是时间够不够？开会前三分钟，才急着打重要电话给重要客户，就是时间不够。接着是精力足不足？昨天熬夜，今天要参加百米竞赛，这样子的精力名显示不够的。最后才是轻重缓急。一般人做事就是先评估轻重缓急，其实这种方式是比较草率的。事前计划好，又能做好当下行动的选择，做起事情来就能够事半功倍。

(5) 检视

就如同车子需要定期保养一样，我们的时间管理系统也需要定期检视。

每日检视，就是写晨间日记，纪录一天的事件及情感，并作检讨。参照《晨间日记的奇迹》一书，作者是佐藤传

每周检视，由较高的位置检视我们的系统，掌握所有的任务及行动。

苏格拉底说”没有检视的人生不值得活”，我们想要活出精彩的人生，就要经由自我的检视，化弱为强，精益求精。

(6) 更新

当行动清单，与事实一致时，我们就能够信任我们的系统。在我们行动的时候，环境也会跟着变化，事情的进展也随之改变，所以除了检视之外，我们也要注意更新我们的系统，在这个流程中有三件事情很重要。

时时清空–收件匣–从收件匣一一将杂事加工成行动，让大大小小的事情都进入系统。

再次加工行动清单–当我们执行完一个行动，要再重新加工行动，让清单和事实一致。

每周检视任务清单–每周定时检查自己的任务，看看有没有要新增的行动，新的任务。

能够信任我们的系统，我们才会长期的使用这个系统，因为更新系统的动作是第六个流程。六个流程，就可以结合成完整的系统，也因而能够产生高效能。也有些人会问，这样的时间管理方法真的太复杂了，怎么可能一下子就上手，其实，这一到六的流程是有次序的，一般而言，要先能够做好收集、加工组织这两个流程，建立完整的行动清单是第一步，之后则要学习排程及行动抉择，第三阶段才是做好检视及更新清单的动作。所以如果您是新手，就不用急，先把建立完整行动清单这件事情做好即可。